Programas de facturación

La facturación es una de las tareas que más quebraderos generan en pequeñas y medianas empresas, así como a autónomos y jóvenes emprendedores. La falta de un equipo dedicado a estas tareas, un departamento en la organización que se dedique a tareas como la contabilidad y la facturación obliga a los responsables y gestores de la empresa a llevar al día estas tareas que, en muchos casos, son muy específicas, sin que tengan la posibilidad de delegar.

A esta dinámica se suma el hecho de que, hoy en día, existe un complejo sistema en el que lo viejo no termina de acaba de morir y lo nuevo no termina de llegar, es decir, el mundo analógico y el digital no siempre conviven bien.

Muchas pequeñas empresas y autónomos, a la hora de llevar la contabilidad y la facturación de sus organizaciones acuden a la herramienta más cómoda, que suele ser la ofimática, es decir, programas como Word y Excel, procesadores de textos y hojas de cálculo.

Estos programas, así como sus análogos en software libre, son muy intuitivos, muy manejables y bastante conocidos porque trabajamos con ellos desde hace años, pero la realidad es que un programa específico de facturación, hasta el más básico, presenta más prestaciones que estos programas de facturación.

Las limitaciones de los programas ofimáticos para hacer facturas

Las últimas versiones de los programas ofimáticos ofrecen la posibilidad de realizar facturas, pues son muy manejables e incluyen plantillas prediseñadas que, con un poco de personalización, consiguen elaborar facturas ajustadas a la normativa y la legalidad.

Sin embargo, existen una serie de limitaciones. La primera de ellas es que no es fácil llevar con ellos una serie correlativa de las facturas, que es lo que Hacienda exige. Además, para las empresas, no siempre es posible llevar el rastro de las facturas, esto es, una vez que se envían se desconoce cuándo se cobran o cuándo ha sido el día justo en el que se han cobrado tales facturas.

Con los programas de facturación, hasta con el más básico, se optimizan los procesos de envío y cobro de facturas y el flujo de entrada del dinero. Como ventaja añadida, muchos de estos programas son fáciles de usar, rápidos y funcionan online.

Por qué son útiles los programas de facturación

Un programa de facturación como Billin, billin.net, en el que confían decenas de miles de autónomos en España, es ideal para llevar de manera cómoda la facturación de empresa. A través de esta herramienta, que es gratuita, los empresarios y autónomos pueden consultar y trastear todas sus facturas y documentos de contabilidad desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

A través de este software, y otros muchos disponibles con funcionalidades muy similares, dejamos a un lado las limitaciones de los programas ofimáticos. Es decir, se acabó eso de tener que estar mirando la numeración de la factura anterior para poder crear la siguiente, y evitar posibles errores que podrían derivar en sanciones o en apuros a nivel administrativo.

Una segunda ventaja es que estos programas, muchos de ellos ideados en los últimos años, es que son accesibles desde cualquier dispositivo móvil o equipo informático. Los desarrolladores e ingenieros de software han de ser conscientes de que el acceso a internet y el uso de la tecnología y la informática no se reduce exclusivamente al uso de ordenadores, sino que smartphones o tabletas concentran un porcentaje importante de la navegación.

Con programas como Billin, se pueden hacer todo tipo de consultas de facturas desde un ordenador de sobremesa, una tablet, un teléfono móvil… con el añadido de que muchos de estos programas son gratuitos de manera permanente o bien durante un tiempo.

De algún modo, los programas de facturación online funcionan de modo similar a aplicaciones como Dropbox, porque permiten almacenar todos esos documentos en la nube. Finalmente, un último detalle que hace interesantes a estos software es su capacidad de personalización.

Con Billin, por ejemplo, se pueden personalizar las facturas al gusto de la empresa, enviándolas con el logo de la entidad, con imágenes exclusivas, con la tipografía o los colores deseados, esto es, con cualquier mensaje personalizado que se desee implantar, lo que se traduce en una forma más de crear imagen de marca.

Redactor: Sara Dominguez

 

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