¿Puede algo tan, aparentemente, accesorio como la importancia de la  digitalización de Documentos ayudar a crecer a una PYME? Cada días un poco más. De hecho, es uno de los elementos más esenciales a tomar en consideración para prosperar la productividad.

Vemos los formatos digitales de almacenaje más comunes y las razones principales dela importancia de la digitalización de documentos.

La industria que permite la digitalización de documentos es la administración documental. En verdad, hay empresas que se dedican solamente a dar ese servicio a otras empresas y a organismos públicos.

En lo que se refiere a los soportes y formatos de almacenaje que sirven para trasladar documentos (escaneados o no) y evitar su acumulación en formato físico, destacar:

Discos duros portátiles o de dispositivos como ordenadores. Son los recursos más usados. En el caso de los USB, se acostumbran a utilizar para almacenamiento temporal.
Escáner como herramientas para trasladar el documento físico a formato digital.
La Nube o servidores on line como Drive de Google.
CD y DVD.
Unidades de Red y copias de respaldo en otros formatos.

Se gana en seguridad al poder restringir el acceso a documentos
Muchas empresas (bufetes, asesorías o bancos) manejan información muy sensible y el hecho de que personas inadecuadas tengan acceso a esa información puede suponer un inconveniente para todas y cada una de las partes. Por esta razón, existe la digitalización con valor legal que deja incorporar sistemas de seguridad de tipo criptográfico para permitir el acceso a determinada información según quien la solicite.

Este sistema es muy habitual en aplicaciones empresariales y, por lo general, en interfaz de acceso a base de datos.

El acceso a la información es considerablemente más rápido
Otra ventaja de la digitalización de documentos  –en este caso para prosperar la productividad– es que el acceso a la información se produce en segundos, lo que reduce enormemente el tiempo de búsqueda y consulta en cualquier empresa.

Para permitir esto es necesario contar con buscadores web internos para poder utilizar tags o bien palabras clave que devuelvan unos resultados y, por último, poder acceder al documento buscado.

Con la digitalización de documentos , muchas PYMES han llegado a prescindir literalmente de esos espacios con el consecuente ahorro en dinero. Además de esto, si los usuarios o clientes precisan de una copia impresa, sólo es preciso imprimirla.

Se evita la pérdida y el traspapelo de documentos
Aún puede haber personas que crean que conservar documentos en formato físico es más seguro que hacerlo en la Nube, cuando está probado que se traspapelan y se pierden más en guardes que en carpetas digitales.

Además, al día de hoy y gracias a las copias de seguridad automatizadas, perder un documento digital es prácticamente imposible.

Se ahorra tiempo en registro y eliminación
Una última ventaja de la digitalización de documentos para PYMES es el ahorro de tiempo que se da en el alta de documentos y su supresión. En el primer caso, con un simple escaneo se evita tener que ir a la sala de ficheros y buscar la carpetita donde guarda ese documento.

Y a la hora de eliminarlo, sólo bastará buscar la versión digital por medio de un buscador orgánico interno y borrar el documento.

 
Autor: Sección Comercial
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